Si quieres darle más visibilidad a tu empresa la organización de eventos especializados en temáticas concretas lograrán aumentar tu reputación y prestigio  y, además, llamaran  la atención de clientes que te interesen.

Los eventos son una gran herramienta para, con pocos medios, conseguir hacer crecer el branding de tu marca.

En primer lugar, debes ser consciente de que la organización de un evento supone mucha responsabilidad y esfuerzo, ya que has de estar pendiente de decenas de detalles para que todo salga de acuerdo con lo establecido, para ello desde el Centro de Negocios Magalia contamos con una serie de servicios que te facilitarán la organización de cualquier evento.

¿Cuáles son las claves del éxito en la organización de un evento especializado?

1. Tener claro el objetivo principal por el que se realiza el evento. Debemos preguntarnos, ¿en qué quiero especializar mi evento?, ¿qué busco y que necesito para conseguirlo?, no es lo mismo fidelizar clientes VIP, presentar un producto a nivel general, hacer un congreso u organizar una jornada.

2. Conocer bien la imagen de marca que queremos transmitir. Un evento es una gran oportunidad para transmitir la imagen de marca de la empresa así como los valores en cada uno de los detalles: diseño, colores, escenografía, actividades… Debemos pensar en todo momento, ¿qué queremos transmitir?

3. Ponte en el lugar del cliente. Intenta pensar en las expectativas que tendrá el cliente para así poder satisfacerlas. ¿Qué le gustará encontrar? ¿Qué servicios demandará? Céntrate más en su satisfacción que en la cantidad de invitados. Su satisfacción será el mayor éxito ya que si consigues transmitir correctamente el mensaje serán luego ellos los que se encarguen de viralizarlo.

4. Elaborar un plan detallado. Un buen plan o guión calendarizado es primordial para que el evento tenga un final exitoso. Dentro de la estrategia debes incluir todos los aspectos que conforman el evento cómo timing, contenido, mensajes a transmitir, necesidades, decoración, merchandising…

5. Generar experiencias. Apuesta por eventos personalizados, originales y únicos. Es la única manera de que el evento sea recordado. Generar sensaciones originales así como acciones creativas ayudará a ello. Desde antes de que empiece el evento debes generar expectativas a través de los mensajes que realices.

6. Cuidar todos los detalles. Todos los pequeños detalles harán que sea una experiencia agradable y por tanto más fácil de recordar.

– Lugar del evento.  Ten en cuenta la accesibilidad del local, tamaño y objetivo del evento. Confirma con antelación la fecha y busca el lugar perfecto. En el Centro de Negocios Magalia tenemos salas y aulas de formación de diferentes tamaños, con la configuración que mejor se adapte a las características del evento y totalmente equipadas con el material necesario.

– Tecnología y equipos audiovisuales. Tenlos siempre en cuenta a la hora de buscar una ubicación y resérvalos siempre con tiempo. En el Centro de Negocios Magalia disponemos de pantallas, proyectores, conexión a internet, megafonía, climatización, pizarra o papelógrafo, todo lo necesario para realizar tu evento.

– Catering. Uno de los recuerdos que más perduran en la mente de los asistentes es lo que han comido. Por lo que, es imprescindible, que le prestes mucha atención. En Magalia nos encargamos del servicio de catering para cualquier tipo de reunión o formación que tenga lugar en nuestro centro, esto permite a los invitados charlar y conocer al resto de gente mientras degustan el catering.

– Ponentes. Debes contactar con ellos con mucha antelación para cerrar los temas a tratar. Es importante que conozcan el objetivo del evento así como el tiempo del que disponen para participar y el tipo de asistentes al mismo.

7. Promociona el evento. Las redes sociales son un buen altavoz para informar del evento. Así como la web, envío de invitaciones por emailing o notas de prensa a medios y blogs especializados del sector.

8. Mide y analiza resultados de cara a próximos eventos. Analizar los resultados obtenidos es imprescindible para conocer los puntos fuertes y debilidades del evento de cara a futuras ediciones.

En resumen, de una correcta organización dependerá que un evento sea exitoso o por el contrario que repercuta negativamente en la reputación online de la empresa. Para conseguir un evento de éxito se precisa ser ordenado, meticuloso y puntual en las actividades programadas.